Dokumentenmanagement-Software (DMS) im ERP

DIE VORTEILE VON DR.DOC WEB

Dokumentenmanagement vorher: bisherige Oberfläche

Dr.Doc web: neue webbasierte DMS-Oberfläche

Neue Web-Oberfläche - aufgeräumtes Design, bessere Usability, stabilere Performance

Integrierter XML-Viewer - für eine hilfreiche Visualisierung von X-Rechnungen

KI-Integration - automatische Verschlagwortung & Produktivitätssteigerung

Anbindung von Mailpostfächern - einfache Archivierung von Schriftverkehr

DIE VORTEILE VON DR.DOC WEB

Neue Web-Oberfläche

KI-Integration

Integrierter XML-Viewer

Anbindung von Mailpostfächern

webbasiert & KI-gestützt · optimale Prozessintegration · Archivierung von Mails · webbasiert & KI-gestützt · optimale Prozessintegration · Archivierung von Mails · webbasiert & KI-gestützt · optimale Prozessintegration · Archivierung von Mails · webbasiert & KI-gestützt · optimale Prozessintegration · Archivierung von Mails · webbasiert & KI-gestützt · optimale Prozessintegration · Archivierung von Mails ·

DOKUMENTENMANAGEMENT

Digitales & revisionssicheres Dokumentarchiv

Das in BIOS integrierte Dokumentenmanagementsystem (DMS) führt alle Informationsinseln in einer einheitlichen Datenbank- und Archivstruktur zusammen und reduziert so den täglichen Ablageaufwand.

Das DMS schafft Transparenz über komplexe Geschäftsprozesse sowie einzelne Dateien und E-Mails und ist nahtlos an das ERP-System BIOS angebunden. So ist der direkte Informationszugriff aus der Warenwirtschaft, der Arbeitsvorbereitung, dem Controlling sowie der Produktion und Qualitätssicherung gewährleistet.

Das DMS erzeugt automatisch nachvollziehbare Archivstrukturen und ermöglicht auf Wunsch eine revisionssichere Archivierung nach vorgegebenen Standards. Entscheidend für die Revisionssicherheit ist die richtige Bedienung sowie die Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter*innen für bestimmte Prozesse.

DOKUMENTENMANAGEMENT

Digitales & revisionssicheres Dokumentarchiv

Das in BIOS integrierte Dokumentenmanagementsystem (DMS) führt alle Informationsinseln in einer einheitlichen Datenbank- und Archivstruktur zusammen und reduziert so den täglichen Ablageaufwand.

Das DMS schafft Transparenz über komplexe Geschäftsprozesse sowie einzelne Dateien und E-Mails und ist nahtlos an das ERP-System BIOS angebunden. So ist der direkte Informationszugriff aus der Warenwirtschaft, der Arbeitsvorbereitung, dem Controlling sowie der Produktion und Qualitätssicherung gewährleistet.

Das DMS erzeugt automatisch nachvollziehbare Archivstrukturen und ermöglicht auf Wunsch eine revisionssichere Archivierung nach vorgegebenen Standards. Entscheidend für die Revisionssicherheit ist die richtige Bedienung sowie die Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter für bestimmte Prozesse.

AUTOMATISCHE ERKENNUNG

Automatische Dokumenterkennung & -archivierung

Die automatische Dokumentenerkennung vereinfacht die Archivierung eingehender Dokumente. Nach einer kurzen Trainingsphase erkennt das System selbstständig die Dokumente und liest die für die Verschlagwortung und Zuordnung relevanten Informationen aus. Die Dokumente werden automatisch im Dokumentenarchiv (DMS) abgelegt und den richtigen Kunden, Lieferanten und Artikeln zugeordnet. Im Dokumentenarchiv können die Dokumente jederzeit wieder aufgerufen und durchsucht werden.

Integrierte Workflows starten automatisch, so dass die Dokumente jedem Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt im Workflow vorgelegt werden. Zeitersparnis und Reduzierung von Fehlerquellen stehen hierbei im Vordergrund.

Automatische Dokumentenerkennung und Verschlagwortung im DMS

AUTOMATISCHE ERKENNUNG

Automatische Dokumenterkennung & -archivierung

Die automatische Dokumentenerkennung vereinfacht die Archivierung eingehender Dokumente. Nach einer kurzen Trainingsphase erkennt das System selbstständig die Dokumente und liest die für die Verschlagwortung und Zuordnung relevanten Informationen aus. Die Dokumente werden automatisch im Dokumentenarchiv (DMS) abgelegt und den richtigen Kunden, Lieferanten und Artikeln zugeordnet. Im Dokumentenarchiv können die Dokumente jederzeit wieder aufgerufen und durchsucht werden.

Integrierte Workflows starten automatisch, so dass die Dokumente jedem Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt im Workflow vorgelegt werden. Zeitersparnis und Reduzierung von Fehlerquellen stehen hierbei im Vordergrund.

MOBILES DOKUMENTENMANAGEMENT

KI-gestütztes & geräteunabhängiges Dokumentenmanagement

Webbasiert, KI-gestützt und benutzerfreundlich: das ist das neue Dr.Doc web. Die vollständig überarbeitete Web-Oberfläche bietet eine zukunftssichere Lösung für die digitale Verwaltung, Archivierung und Organisation von Dokumenten – zentral, performant und intuitiv bedienbar.

Die KI-Integration dient der automatischen Verschlagwortung von Dokumenten und erkennt dabei Inhalte kontextbezogen. Das spart Zeit, reduziert manuelle Arbeitsschritte und erhöht die Datenqualität im gesamten Unternehmen. Such- und Ablageprozesse werden dadurch effizienter.

Ein integrierter XML-Viewer ermöglicht die komfortable Anzeige und Prüfung von X-Rechnungen – vor allem in Verbindung mit den implementierten Workflows. Zusätzlich erlaubt die Anbindung von Mailpostfächern die automatische Archivierung von E-Mails und Anhängen – für einen lückenlosen, digitalen Schriftverkehr.

Die browserbasierte Lösung des Dr.Doc ermöglicht geräte- und ortsunabhängigen Zugriff auf alle wichtigen, unternehmensrelevanten Dokumente – im Büro, im Homeoffice oder auf Geschäftsreise.

MOBILES DOKUMENTENMANAGEMENT

KI-gestütztes & geräteunabhängiges Dokumentenmanagement

Webbasiert, KI-gestützt und benutzerfreundlich: das ist das neue Dr.Doc web. Die vollständig überarbeitete Web-Oberfläche bietet eine zukunftssichere Lösung für die digitale Verwaltung, Archivierung und Organisation von Dokumenten – zentral, performant und intuitiv bedienbar.

Die KI-Integration dient der automatischen Verschlagwortung von Dokumenten und erkennt dabei Inhalte kontextbezogen. Das spart Zeit, reduziert manuelle Arbeitsschritte und erhöht die Datenqualität im gesamten Unternehmen. Such- und Ablageprozesse werden dadurch effizienter.

Ein integrierter XML-Viewer ermöglicht die komfortable Anzeige und Prüfung von X-Rechnungen – vor allem in Verbindung mit den implementierten Workflows. Zusätzlich erlaubt die Anbindung von Mailpostfächern die automatische Archivierung von E-Mails und Anhängen – für einen lückenlosen, digitalen Schriftverkehr.

Die browserbasierte Lösung des Dr.Doc ermöglicht geräte- und ortsunabhängigen Zugriff auf alle wichtigen, unternehmensrelevanten Dokumente – im Büro, im Homeoffice oder auf Geschäftsreise.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) speichert Dokumente digital, ordnet sie den richtigen Vorgängen zu und macht sie jederzeit auffindbar – Rechnungen, Lieferscheine, Zeichnungen, Zertifikate oder E-Mails. Statt Papierordnern und verstreuten Dateiablagen gibt es ein zentrales, durchsuchbares Archiv.

Bei Geovision ist das DMS Dr.Doc web direkt in das ERP-System BIOS integriert. Dokumente hängen dort, wo sie gebraucht werden: am Kunden, am Lieferanten, am Artikel oder am Auftrag.

DMS im ERP: Dokumente am Vorgang statt im Ordner

Ein Archiv für alles: Das DMS führt Informationsinseln in einer einheitlichen Datenbank- und Archivstruktur zusammen – aus Warenwirtschaft, Arbeitsvorbereitung, Controlling, Produktion und Qualitätssicherung.
Automatische Dokumenterkennung: Nach einer kurzen Trainingsphase erkennt das System eingehende Dokumente selbstständig, liest die relevanten Informationen aus und ordnet sie Kunden, Lieferanten und Artikeln zu.
KI-Verschlagwortung: Die KI erkennt Inhalte kontextbezogen und verschlagwortet Dokumente automatisch.
E-Mails archivieren: Angebundene Mailpostfächer archivieren E-Mails und Anhänge automatisch.
Workflows: Integrierte Workflows legen Dokumente dem richtigen Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt vor.
Von überall: Dr.Doc web läuft im Browser – im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.

Revisionssichere Archivierung und E-Rechnung

Das DMS erzeugt automatisch nachvollziehbare Archivstrukturen und ermöglicht eine revisionssichere, GoBD-konforme Archivierung nach vorgegebenen Standards. Entscheidend für die Revisionssicherheit sind neben der Software die richtige Bedienung und geschulte Mitarbeitende.

Für die E-Rechnung zeigt ein integrierter XML-Viewer X-Rechnungen lesbar an; zusammen mit den Workflows lassen sie sich prüfen und freigeben.

Häufige Fragen zum Dokumentenmanagement

Ein Archiv speichert Dokumente dauerhaft. Ein DMS verwaltet sie zusätzlich im laufenden Geschäft: Es ordnet Dokumente Vorgängen zu, macht sie durchsuchbar und steuert Abläufe wie Prüfung und Freigabe über Workflows.

Ja. Das DMS ermöglicht eine revisionssichere, GoBD-konforme Archivierung nach vorgegebenen Standards. Entscheidend sind zusätzlich die richtige Bedienung und die Schulung der Mitarbeitenden.

Ja. Ein integrierter XML-Viewer stellt X-Rechnungen lesbar dar; über die Workflows lassen sie sich prüfen und weiterverarbeiten.

Ja. Über die Anbindung von Mailpostfächern werden E-Mails und Anhänge automatisch archiviert.

Nach einer kurzen Trainingsphase erkennt das System eingehende Dokumente, liest die für Verschlagwortung und Zuordnung relevanten Daten aus und legt sie beim richtigen Kunden, Lieferanten oder Artikel ab.

Ja. Dr.Doc web ist eng mit dem ERP-System BIOS verzahnt, lässt sich aber auch mit anderen ERP-Systemen einsetzen.

Fachbegriffe wie ERP, MES, Werkzeugmanagement, Rüstzeit oder OEE erklären wir kurz und verständlich im Fertigungs-ABC.

WEITERE LÖSUNGEN

Ein Modul für jede Anforderung

Das ERP-System BIOS erreicht ein Höchstmaß an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit durch individuelle Erweiterungsmodule. Je nach Kunden-, Teile- und Branchenanforderungen kann das System funktional erweitert werden, um die notwendige Datenpflege, Dokumentation und Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.

So wächst das ERP-System von der "digitalen Schreibmaschine" zu einem komplexen Warenwirtschaftssystem und unterstützt in allen relevanten Unternehmensbereichen.

Die Grafik zeigt alle Module, die das Geovision-Softwareportofolio in den Bereichen ERP, PPS und MES umfasst. Vom Warenwirtschaftssystem über die Produktionssteuerung und dem Qualitätsmanagement bis hin zum Werkzeugmanagement.

IHR ANSPRECHPARTNER

Anton Dietzel

Sales Manager

+49(0)8134-932710

Geovision-Mitarbeiter Anton Dietzel im freundlichen Austausch mit Kunden beim diesjährigen Kunden-Event SYNC in Augsburg.

Domainname:	https://www.geovision.de
Ablauf:	6 Monate
Speicherort:	Localstorage
Beschreibung:	Speichert die Privacy Level Einstellungen aus dem Cookie Consent Tool "Privacy Manager".

Domainname:	https://www.geovision.de
Ablauf:	6 Monate
Speicherort:	Localstorage
Beschreibung:	Speichert die Speicherdauer der Privacy Level Einstellungen aus dem Cookie Consent Tool "Privacy Manager".

Domainname:	https://www.geovision.de
Ablauf:	30 Tage
Speicherort:	Localstorage
Beschreibung:	Speichert, dass das Popup (Inhaltselement - Popup) durch einen Klick des Benutzers geschlossen wurde.

Domainname:	https://www.geovision.de
Ablauf:	30 Tage
Speicherort:	Localstorage
Beschreibung:	Speichert, dass der Scrollscript für die Onepage Navigation gestartet wurde.

Domainname:	https://www.geovision.de
Ablauf:	30 Tage
Speicherort:	Localstorage
Beschreibung:	Speichert die Offset-Position für die Onepage Navigation.

BIOS

DOKUMENTEN-MANAGEMENT

BIOS DOKUMENTENMANAGEMENT

DIE VORTEILE VON DR.DOC WEB

DOKUMENTENMANAGEMENT

DOKUMENTENMANAGEMENT

AUTOMATISCHE ERKENNUNG

AUTOMATISCHE ERKENNUNG

MOBILES DOKUMENTENMANAGEMENT

MOBILES DOKUMENTENMANAGEMENT

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

DMS im ERP: Dokumente am Vorgang statt im Ordner